Die Online-Präsentation geschäftlicher Kontaktdaten ist heutzutage für viele Unternehmen von großer Bedeutung. Durch die Verfügbarkeit des Internets können potenzielle Kunden und Geschäftspartner schnell und einfach auf Informationen zugreifen, um ihre Kontaktdaten zu ergänzen oder Fragen zu stellen. Dennoch gibt es eine Reihe rechtlicher Aspekte, die bei der Online-Präsentation solcher Informationen beachtet werden müssen.
Die Gestaltung von Visitenkarten erfordert besondere rechtliche Aufmerksamkeit
Fast jedes Unternehmen stattet seine Mitarbeiter mit Business Cards aus. Wer eine klassische oder digitale Visitenkarte erstellen möchte, muss vor allem markenrechtliche Aspekte beachten. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie keine geschützten Markenzeichen, Logos oder andere geschützte Elemente verwenden, ohne eine entsprechende Genehmigung des Markeninhabers einzuholen. Dies gilt sowohl für die Verwendung eigener Marken als auch für die Verwendung von Marken Dritter.
Visitenkarten können auch urheberrechtlich geschützte Elemente wie Fotos, Grafiken oder Texte enthalten. Die Erlaubnis des Urheberrechtsinhabers ist zwingend notwendig, um solche Elemente nutzen zu können. Das Wettbewerbsrecht spielt ebenfalls eine Rolle bei der Erstellung von Visitenkarten. Unternehmen dürfen keine irreführenden Angaben machen oder falsche Behauptungen auf ihren Visitenkarten aufstellen. Alle Informationen auf den Visitenkarten sollten wahrheitsgemäß und sachlich sein.
Datenschutzrechtliche Bestimmungen
Der Schutz personenbezogener Daten ist ein grundlegendes Anliegen des Datenschutzrechts. Daher müssen Unternehmen gewährleisten, dass bei der Online-Präsentation geschäftlicher Kontaktdaten die relevanten Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Insbesondere müssen Unternehmen darauf achten, dass personenbezogene Daten wie Namen, Adressen oder Telefonnummern nicht ohne die ausdrückliche Einwilligung der Betroffenen veröffentlicht werden.
Die Nutzung von Mitarbeiterdaten im Unternehmen basiert auf verschiedenen rechtlichen Grundlagen. Eine davon ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die seit dem 25. Mai 2018 in der Europäischen Union gilt. Diese Verordnung regelt den Schutz personenbezogener Daten und legt fest, dass diese nur für definierte Zwecke verwendet werden dürfen. Zudem muss der Mitarbeiter ausdrücklich in die Verarbeitung seiner Daten einwilligen, es sei denn, es besteht eine rechtliche Grundlage wie beispielsweise die Erfüllung eines Arbeitsvertrags.
Gemäß der DSGVO müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter darüber informieren, welche Daten zu welchem Zweck und auf welche Weise verarbeitet werden. Diese Informationen sollten verständlich und leicht zugänglich sein, um den Mitarbeitern eine fundierte Entscheidung über die Verwendung ihrer Daten zu ermöglichen. Geht es etwa um die Darstellung des Namens auf der Visitenkarte oder der Website, ist das in der Praxis gestattet. Möchten Unternehmen hingegen zusätzlich ein Foto des Mitarbeiters veröffentlichen, wird die Zustimmung notwendig.
Impressumspflicht gilt in Deutschland
Gemäß § 5 TMG (Telemediengesetz) sind Unternehmen, die geschäftsmäßig im Internet tätig sind, verpflichtet, ein Impressum anzugeben. Es muss klar und leicht zugänglich sein und Informationen über den Betreiber der Webseite enthalten, einschließlich des vollständigen Namens, der Adresse und der Kontaktdaten, unter denen das Unternehmen erreichbar ist. Dies dient unter anderem der Transparenz und ermöglicht es Nutzern, bei Bedarf mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten.
Hinweispflichten
Schließlich sollten Unternehmen bei der Online-Präsentation ihrer geschäftlichen Kontaktdaten auch bestimmte Hinweispflichten beachten. Dies kann beispielsweise die Verpflichtung zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren beinhalten, falls das Unternehmen in einem bestimmten Bereich tätig ist. Zudem könnte es erforderlich sein, Informationen über das Unternehmen oder seine Dienstleistungen in bestimmten Fällen zur Verfügung zu stellen, zum Beispiel bei Verbraucherverträgen oder im Bereich des E-Commerce.
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