Für den geschäftlichen Erfolg kommt es in vielen Branchen maßgeblich auf ein professionelles Networking an. Eine wichtige Rolle nehmen dabei die Visitenkarten ein, ob in ihrer traditionellen oder in innovativer, digitaler Form.
Allerdings wissen viele Unternehmen gar nicht, dass die geltende Datenschutz-Grundverordnung den Umgang mit den Kontaktkarten durchaus beeinflusst. Ob die Visitenkarten ohne Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes verteilt werden können und was bei der Annahme einer Visitenkarte zu berücksichtigen ist, erklärt daher der folgende Beitrag.
Personenbezogene Daten auf den Visitenkarten
Mit der Datenschutz-Grundverordnung wird unter anderem der Zweck verfolgt, dass persönliche Daten von Dritten nicht verarbeitet werden dürfen, sofern die betroffene Person dazu nicht ihr explizites Einverständnis erteilt hat. Genau dabei handelt es sich um den entscheidenden Punkt bei einem korrekten Umgang mit Visitenkarten.
Auf den kleinen physischen Kärtchen – oder den modernen Ausführungen als Visitenkarte mit QR Code – sind schließlich persönliche Daten enthalten. Wird eine Visitenkarte überreicht, werden damit Informationen, wie Name, Telefonnummer, Adresse, E-Mail-Adresse und oft noch weiterführende Daten preisgegeben.
So stellt sich die Frage, ob es eigentlich den Vorgaben der DSGVO entspricht, die Kontaktkarten mit ihren Daten auf Veranstaltungen, Meetings und Messen frei zu verteilen. Die Antwort darauf lautet, dass es grundsätzlich kein Problem ist, Visitenkarten auszutauschen. Wichtig ist jedoch, wie im Nachgang mit den Daten verfahren wird.
Wie dürfen die Daten der Visitenkarte verarbeitet werden?
Wird die eigene Visitenkarte beispielsweise auf einem Branchenevent verteilt, wird der Empfänger die enthaltenen Daten vielleicht abspeichern und nach der Veranstaltung an den Visitenkarteninhaber unaufgefordert seinen Firmen-Newsletter senden. Dies wäre laut der DSGVO allerdings nicht erlaubt.
Im Grunde muss jede Person, die eine Visitenkarte erhält und die auf ihr enthaltenen Informationen speichern und nutzen möchte, den Visitenkarteninhaber im Vorfeld darüber explizit informieren. In der Praxis lässt sich dies jedoch oft nicht umsetzen.
Diejenigen, die Interesse daran haben, wie mit den Daten ihrer Visitenkarte nach der Übergabe verfahren wird, sollten deswegen aktiv nachfragen. Im Zweifel kann auch eine schriftliche Bestätigung gewünscht werden, dass die Daten nicht für die Zusendung von unerwünschter Werbung, Newslettern oder sonstigen Schreiben genutzt werden.
Wann ist eine Speicherung und Verarbeitung der Daten erlaubt?
Im Geschäftsalltag werden nicht nur die eigenen Visitenkarten verteilt, sondern auch die Kontaktinformationen von anderen Personen empfangen – schließlich ist es nur so möglich, einen professionellen Netzwerkaufbau zu betreiben. Die Daten, die auf einer Visitenkarte enthalten sind, dürfen unter bestimmten Umständen gespeichert und verarbeitet werden.
Der Fall ist dies etwa, wenn die betreffende Person ihre Einwilligung dazu erteilt hat. Der gesetzlich einwandfreie Weg besteht also darin, nach dem Empfang der Visitenkarte eine schriftliche Bestätigung darüber einzuholen, dass eine Speicherung und Verarbeitung der Daten erlaubt wird. Ausreichend ist generell auch eine mündliche Einwilligung, allerdings könnten dabei im Nachgang Probleme auftauchen, wenn ein Nachweis über diese verlangt wird.
Eine vertragliche Vereinbarung liegt durch den bloßen Austausch von Visitenkarten noch nicht vor. Damit dieser Punkt erfüllt ist, müsste also eine schriftliche Vereinbarung aufgesetzt werden, was sich in der Praxis wiederum als unrealistisch zeigt.
Artikel 6 der DSGVO besagt allerdings, dass personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden dürfen, wenn ein berechtigtes Interesse besteht. Das bedeutet, dass das Interesse des Unternehmens über dem schutzwürdigen Interesse des Betroffenen liegt. Der Austausch der Visitenkarten erfolgt in der Regel freiwillig, sodass in den meisten Fällen ein solches berechtigtes Interesse vorliegt.
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